Соцстрах не принял к зачету расходы. Как учесть суммы пособий, не принятых фсс. На сотрудника поступил исполнительный лист: бухучет

Фонд социального страхования осуществляет контроль за правильностью произведенных расходов, а также проводит камеральные и выездные проверки правильности расходования средств социального страхования на выплату страхового обеспечения в соответствии с частью 1 статьи 4.7 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ).

При рассмотрении обращения страхователя о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения территориальный орган страховщика вправе провести проверку правильности и обоснованности расходов страхователя на выплату страхового обеспечения, в том числе выездную проверку, в порядке, установленном статьей 4.7 Закона № 255-ФЗ, а также затребовать от страхователя дополнительные сведения и документы. В этом случае решение о выделении этих средств страхователю принимается по результатам проведенной проверки. Территориальный орган страховщика выделяет (возмещает) средства на осуществление расходов, которые произведены страхователем на выплату страхового обеспечения в соответствие с требованиями действующего законодательства, и которые по результатам проверки приняты к зачету (ст.ст.4.6, 4.7 Закона № 255-ФЗ).

В случае выявления расходов на выплату страхового обеспечения, произведенных страхователем с нарушением законодательства Российской Федерации об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, не подтвержденных документами, произведенных на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка документов, территориальный орган страховщика, проводивший проверку, отказывает в возмещении средств страхователю (ст.4.2 Закона № 255-ФЗ), а также выносит решение о непринятии таких расходов к зачету.

Расходы на цели обязательного социального страхования, не принятые к зачету в счет уплаты страховых взносов, не являются обязательным страховым обеспечением по обязательному социальному страхованию, в связи с чем, они не могут быть отнесены к выплатам, уменьшающим базу для начисления страховых взносов. Не принятые к зачету расходы являются неуплаченными страховыми взносами, так как сумма произведенных расходов в нарушение действующего законодательства была зачтена в счет предстоящих платежей.

До 01.01.2017 непринятые к зачету расходы отражались в Расчете по начисленным и уплаченным страховым взносам, увеличивая задолженность страхователя по уплате страховых взносов, чем и обеспечивался возврат суммы непринятых к зачету расходов в бюджет Фонда социального страхования.

В Расчете по страховым взносам, представляемом в налоговые органы, непринятые к зачету расходы не отражаются.

Решение о непринятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения является основанием для взыскания со страхователя недоимки по страховым взносам, образовавшейся в результате осуществления таких расходов. Взыскание недоимки по страховым взносам осуществляется налоговым органом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о налогах и сборах. Копия решения о непринятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения направляется Фондом социального страхования в налоговый орган в течение трех рабочих дней со дня вступления в силу указанного решения (Порядок представления решений определен Соглашением об информационном обмене Федеральной налоговой службы и Фонда социального страхования Российской Федерации от 30.11.2016).

С 01.01.2017 полномочия по администрированию страховых взносов по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством переданы налоговым органам. Разъяснения по вопросам информирования плательщиков страховых взносов о порядке исчисления и уплаты страховых взносов с 01.01.2017 возлагаются на налоговые органы (Федеральные законы от 03.07.2016 № 243-ФЗ, № 250-ФЗ).

Ни одна компания не застрахована от того, что ФСС откажется принимать к зачету расходы на выплату пособий. Как учесть такие суммы и отчитаться об исправлении нарушения, читайте в статье, которую подготовили наши коллеги из журнала «Зарплата».

Согласно пункту 4 части 1 статьи 4.2 и части 4 статьи 4.7 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее - Закон № 255-ФЗ) органы ФСС РФ имеют право не принимать к зачету расходы на выплату пособий по государственному социальному страхованию, если они произведены:

На основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка документов;

С нарушением законодательства РФ о социальном страховании;

Без подтверждающих документов.

Разберемся, что в этом случае делать работодателю.

Можно ли с работника взыскать не принятое фондом пособие

По общему правилу, установленному частью 4 статьи 15 Закона № 255-ФЗ, излишне выплаченные работнику суммы социальных пособий с него не могут быть взысканы.

Из этого правила есть два исключения:

Счетная ошибка;

Недобросовестность со стороны работника, например представление документов с заведомо неверными сведениями, влияющими на получение пособия и его размер.

В этих случаях излишне выплаченное пособие можно удержать в соответствии с нормами части 4 статьи 137 Трудового кодекса и части 4 статьи 15 Закона № 255-ФЗ. Удержание производится при каждой выплате в размере, не превышающем 20% причитающихся работнику сумм (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). При прекращении выплат оставшаяся задолженность может быть взыскана в судебном порядке (ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

Таким образом, в иных случаях для возврата суммы не принятого фондом пособия необходима добрая воля получателя. Однако добровольное внесение на практике встречается редко. Как правило, эти суммы приходится списывать за счет собственных средств организации, производить исправления в бухгалтерском и налоговом учете, корректировать уже представленные отчетные формы.

Исправительные записи в бухгалтерском учете

Факт отказа фонда возместить выплаченные суммы пособия отражается в Решении о непринятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством по форме 28-ФСС, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1014н.

Сторно начисленных пособий. На основании этого документа страхователь сторнирует записи по начислению сумм не принятых к зачету расходов на выплату пособий по временной нетрудоспособности и всвязи с материнством на дату вынесения решения (п. 2 и 4 ПБУ 22/2010).

Бывшее пособие - за счет собственных средств. Суммы, восстановленные по дебету счета 69, не могут быть списаны на затраты, как, например, зарплата. Их следует отнести в уменьшение собственных средств страхователя.

Поскольку они не признаются при расчете налога на прибыль, в бухгалтерском учете возникает постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство.

НДФЛ. Заметим, что пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ в силу прямого указания в пункте 1 статьи 217 Налогового кодекса (письмо Минфина России от 22.02.2008 № 03-04-05-01/42). Поскольку мы говорим о случае, когда работник добровольно не вернул сумму пособия, не принятого фондом (он получил доход), сторнировать сумму удержанного с него НДФЛ нет необходимости.

Если фонд не принял к зачету не облагаемое налогом пособие, эту сумму следует включить в облагаемую базу по НДФЛ.

Рассмотрим на примере бухгалтерские записи по исправлению допущенного нарушения.

Пример 1

В ЗАО «Амурские куры» в феврале 2012 года работникам были выплачены:

- пособие по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве в размере 26 827,33 руб.;

- единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, в размере 465,2 руб. (ст. 3 Федерального закона от 19.05.95 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей»).

Однако по результатам камеральной проверки, проведенной фондом в августе, расходы на выплату пособий из-за неправильного оформления представленных документов приняты не были.

Необходимо составить исправительные проводки.

Решение. В августе 2012 года бухгалтер ЗАО «Амурские куры» сделал следующие проводки:

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС РФ по страховым взносам на случай травматизма» КРЕДИТ 70

26 827,33 руб. - сторнирована сумма пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве, не принятого к зачету;

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС РФ по страховым взносам на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» КРЕДИТ 70

465,2 руб. - сторнирована сумма единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, не принятого к зачету;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 70

27 292,53 руб. (26 827,33 руб. + 465,2 руб.) - выплаченные работникам суммы не принятых к зачету пособий отражены по счету расчетов с разными дебиторами и кредиторами;

ДЕБЕТ 69 субсчетов расчетов с ФСС РФ по двум видам социального страхования КРЕДИТ 51

27 292,53 руб. (26 827,33 руб. + 465,2 руб.) - перечислены в ФСС РФ суммы задолженности страхователя перед фондом, возникшие в связи с отказом фонда принять суммы пособия к зачету;

ДЕБЕТ 84 КРЕДИТ 76

27 292,53 руб. (26 827,33 руб. + 465,2 руб.) - отнесены за счет собственных средств страхователя суммы выплаченных работникам пособий, не принятых фондом к зачету;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ»

60 руб. (465,2 руб. × 13%) - удержан НДФЛ с суммы единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, не принятого к зачету;

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по налогу на прибыль»

5458,51 руб. [(26 827,33 руб. + 465,2 руб.) × 20%] - отражено постоянное налоговое обязательство.

Заметим, что если речь идет об обычном пособии по временной нетрудоспособности, то следует сторнировать и начисление пособия за первые три дня временной нетрудоспособности на счета затрат (20, 23, 25, 26, 29, 44).

Последствия неначисления страховых взносов с не принятых фондом пособий

В связи с отказом территориального отделения фонда принять пособие к зачету возникает вопрос о занижении суммы выплат, облагаемых страховыми взносами.

Доначисление страховых взносов

Пока выплата считалась пособием. В момент назначения пособия оно считается начисленным правомерно и не облагается страховыми взносами (п. 1 ч.1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее - Закон № 212-ФЗ, и подп. 1 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ, далее - Закон № 125-ФЗ).

Когда выявлено нарушение. В момент вынесения решения о непринятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения выплаченные суммы утрачивают статус страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию. Таким образом, они должны быть исключены из перечня не облагаемых страховыми взносами выплат и на них следует начислить страховые взносы (письмо Минздравсоцразвития России от 30.08.2011 № 3035-19).

Нарушение допущено в текущем году. Если фонд не принял к зачету пособия, выплаченные в текущем году, доначисление страховых взносов производится в том отчетном периоде, когда выявлена ошибка (п. 5 ПБУ 22/2010).

Нарушение прошлых периодов. Если речь идет о результатах выездной проверки, глубина которой охватывает и прошлые периоды, порядок доначисления страховых взносов зависит от момента выявления ошибки, от того является ли она существенной, утверждена ли отчетность прошлого года и т. д.

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1, дополнив их. ЗАО «Амурские куры» не имеет права применять пониженные тарифы страховых взносов. Основной вид деятельности ЗАО «Амурские куры» относится к VII классу профессионального риска. Ему соответствует тариф страховых взносов на случай травматизма - 0,8%.

Получатели непринятых сумм пособий родились после 1967 года. Сумма их доходов, облагаемых страховыми взносами, в совокупности с суммами непринятых к зачету пособий в августе не превысила предельную величину облагаемой базы - 512 000 руб.

Как доначислить страховые взносы с непринятых сумм пособий?

Решение. В августе 2012 года бухгалтер ЗАО «Амурские куры» сделал следующие проводки:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховым взносам на страховую часть трудовой пенсии»

4366,8 руб. [(26 827,33 руб. + 465,2 руб.) × 16%] - доначислены страховые взносы в ПФР на страховую часть трудовой пенсии;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховым взносам на накопительную часть трудовой пенсии»

1637,55 руб. [(26 827,33 руб. + 465,2 руб.) × 6%] - доначислены страховые взносы в ПФР на накопительную часть трудовой пенсии;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС РФ по страховым взносам на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»

791,48 руб. [(26 827,33 руб. + 465,2 руб.) × 2,9%] - доначислены страховые взносы в ФСС РФ на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС РФ по страховым взносам на случай травматизма»

218,34 руб. [(26 827,33 руб. + 465,2 руб.) × 0,8%] - доначислены страховые взносы в ФСС РФ на случай травматизма;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»

1391,92 руб. [(26 827,33 руб. + 465,2 руб.) × 5,1%] - доначислены страховые взносы в ФФОМС.

Ответственность за занижение облагаемой базы по страховым взносам

Если расходы на выплату пособий приняты не были, у организации возникает недоимка по страховым взносам. Недоимка взыскивается с начислением пеней и облагается штрафом за занижение облагаемой базы.

Пени за просрочку. Согласно части 5 статьи 25 Закона № 212-ФЗ пени рассчитываются в процентах от неуплаченной суммы страховых взносов за каждый календарный день просрочки уплаты страховых взносов. Заметим, что день погашения просроченной задолженности по страховым взносам в период просрочки не входит (п. 1 ч. 5 ст. 18 Закона № 212-ФЗ). Процентная ставка принимается равной 1/300 действующей ставки рефинансирования ЦБ РФ. Пени уплачиваются одновременно с уплатой сумм страховых взносов или после уплаты таких сумм в полном объеме. Это предусмотрено частями 5 , 6 и 7 ст. 25 Закона № 212-ФЗ.

В соответствии с пунктом 4 статьи 22 Закона № 125-ФЗ суммы страховых взносов на случай травматизма перечисляются ежемесячно в срок, установленный для получения средств на выплату заработной платы за истекший месяц.

Пени за просрочку уплаты страховых взносов на случай травматизма начисляются со дня, следующего за установленным днем уплаты страховых взносов, и по день их уплаты (взыскания) включительно (п. 1 и 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). Пени определяются в процентах от недоимки.

Процентная ставка также равна 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей на момент образования недоимки. При ее изменении расчет производится исходя из новой ставки со дня, следующего за днем изменения (п. 4 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).

Штраф. За занижение облагаемой базы организацию могут оштрафовать в размере 20% неуплаченной суммы взносов, а в случае умышленных действий со стороны страхователя - в размере 40% (ч. 1 и 2 ст. 47 Закона № 212-ФЗ и ст. 19 Закона № 125-ФЗ).

Специалисты Минздравсоцразвития России в письме от 30.08.2011 № 3035-19 рекомендуют привлекать страхователя к ответственности избирательно. Компания будет оштрафована, если неполная уплата страховых взносов возникла в результате:

Неправильного определения страхового стажа работника;

Неверного исчисления размера пособий;

Отсутствия документов, подтверждающих право застрахованного лица на получение государственного пособия, и т. п.

Бухгалтерский и налоговый учет пеней и штрафов. В рассматриваемой ситуации сумма пеней и штрафов в бухгалтерском учете относится к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99).

В налоговом учете суммы начисленных пеней и штрафов организация учесть не может (п. 2 ст. 270 НК РФ и письмо Минфина России от 12.03.2010 № 03-03-06/1/127), поэтому в учете образуется постоянное налоговое обязательство (п. 7 ПБУ 18/02).

Покажем на примере, как начислить пени и штрафы в случае, когда пособия не приняты к зачету.

Пример 3

Дополним условия примеров 1 и 2. Страхователь уплатил доначисленные суммы страховых взносов с сумм не принятых к зачету пособий, а также просроченную задолженность в сумме непринятых пособий 20.08.2012 года. Необходимо рассчитать и отразить в бухучете величину пеней, подлежащих уплате в ФСС РФ, ПФР, ФФОМС, сумму штрафов в размере 20% от неуплаченной суммы страховых взносов во внебюджетные фонды. Дата выдачи зарплаты - 15-е число.

Решение. По итогам проверки оказалось, что организация не перечислила за февраль страховые взносы в сумме не принятых к зачету пособий, а также в сумме недоначисленных3 страховых взносов с непринятых сумм.

Страховые взносы, установленные Законом № 212-ФЗ, следовало уплатить не позднее 15 марта 2012 года, с 16 марта началась просрочка уплаты.

Определим продолжительность периода просрочки - 157 календарных дней. Ставка рефинансирования ЦБ РФ с 26 декабря 2011 года составляет 8% годовых (Указание Банка России от 23.12.2011 № 2758-У).

Сумма пеней за просрочку уплаты страховых взносов, рассчитанная по правилам статьи 25 Закона № 212-ФЗ, составит 362,27 руб. [(465,2 руб. + + 4366,8 руб. + 1637,55 руб. + 791,48 руб. + 1391,92 руб.) × 1/300 × 8% × × 157 календ. дн.].

Просрочка уплаты страховых взносов на случай травматизма составила 158 календарных дней. Сумма пеней составила 1139,52 руб. [(26 827,33 руб. + + 218,34 руб.) × 1/300 × 8% × 158 календ. дн.].

В августе бухгалтер ЗАО «Амурские куры» сделал следующие проводки:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС РФ, ПФР, ФФОМС»

362,27 руб. - начислены пени за просрочку уплаты страховых взносов, установленных Законом № 212-ФЗ;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС РФ по страховым взносам на случай травматизма»

1139,52 руб. - начислены пени за просрочку уплаты страховых взносов, установленных Законом № 125-ФЗ;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69

7139,72 руб. [(26 827,33 руб. + 465,2 руб. + 4366,8 руб. + 1637,55 руб. + 791,48 руб. + 1391,92 руб. + 218,34 руб.) × 20%] - начислен штраф от суммы неуплаченных взносов за занижение облагаемой базы;

ДЕБЕТ 69 субсчет «Пени, штрафы» КРЕДИТ 51

8641,51 руб. (362,27 руб. + 1139,52 руб. + 7139,72 руб.) - уплачены пени и штраф;

ДЕБЕТ 99 субсчет «ПНО» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

1728,3 руб. (8641,51 руб. × 20%) - отражено постоянное налоговое обязательство.

Уточнение ранее сданных расчетов по страховым взносам

Если организация занизила облагаемую взносами базу, она согласно части 1 статьи 17 Закона № 212-ФЗ обязана представить уточненные расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам (форму-4 ФСС и форму РСВ-1 ПФР).

Если база занижена в текущем году. Следует подать уточненный расчет за тот период отчетного года, в котором нарушение допущено. Например, если организация выплатила пособия в феврале 2012 года, а фонд не принял эти суммы в августе 2012 года, нужно представить уточненный расчет только за I квартал 2012 года.

Обратите внимание, сложившаяся практика показывает, что «уточненка», сданная после окончания приема отчетности, используется в справочных целях. Ее показатели не меняют картину «закрытого» отчетного периода. Исправление нарушения специалисты фонда учтут на основании расчета за период, когда нарушение было выявлено и фактически исправлено (за 9 месяцев).

База была занижена в прошлом году. Если выявлено нарушение, допущенное в предыдущем отчетном периоде, уточненный расчет (также для справки) нужно подать за тот год, а фактические исправления отразить в строках 4 и 5 таблиц 1 и 7 расчета за период, когда нарушение выявлено и исправлено. Сдать уточненный расчет нужно на старом бланке (ч. 5 с. 17 Закона № 212-ФЗ).

При сдаче «упрощенки» необходимо в поле «Номер корректировки» проставить 001, 002 и т. д.

Рассмотрим на примере, как отразить в форме-4 ФСС выявленные нарушения и исправить их.

Пример 4

Воспользуемся условиями и результатами решений примеров 1-3. Необходимо определить, какие показатели ранее сданного расчета за I квартал 2012 года подлежат корректировке в уточненном расчете и как изменятся показатели расчета за 9 месяцев 2012 года.

Решение. Нарушение допущено и исправлено в течение одного года. Определим перечень корректировок показателей расчета за I квартал 2012 года, которые бухгалтер должен произвести в уточненном расчете. Скажем сразу, уточненный расчет за I квартал 2012 года в конечном итоге должен отражать расчеты с фондом таким образом, как будто нарушения и не было. Для этого ряд показателей первичного расчета за I квартал 2012 года следует уменьшить (увеличить) на непринятые суммы пособий.

На сумму непринятого единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности (465,2 руб.), следует уменьшить (-):

- показатель строки 15 «Расходы на цели обязательного социального страхования» таблицы 1. Уменьшение должно отразиться в графе 1 («2 месяц» и «за последние три месяца отчетного периода»), в графе 3 строки 15 таблицы 1;

- графы 3 строки 18 «Всего (сумма строк 12 + 15 + 16 + 17)» таблицы 1;

- графы 4 строки 5 «Единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности» таблицы 2;

- графы 3 строки 12 «Итого (сумма строк 1 + 3 + 5 + 6 + 7 + 10 + 11)» таблицы 2.

Одновременно на сумму непринятого единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности (465,2 руб.), следует увеличить (+) показатель графы 3 строки 19 «Задолженность за страхователем на конец отчетного (расчетного) периода» таблицы 1.

На сумму не принятых к зачету пособий следует увеличить (+) показатели, отражающие величину облагаемой базы по обоим видам страхования:

- граф 5 и 3 строки 1 «Сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц в соответствии со статьей 7 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ» таблицы 3;

- граф 5 и 3 строки 4 «Итого база для начисления страховых взносов (стр. 1 – стр. 2 – стр. 3)» таблицы 3;

- графы 3 «Выплаты и иные вознаграждения в пользу работников, на которые начисляются страховые взносы» строк 4, 2 и 1 таблицы 6.

На сумму доначисленных страховых взносов на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (791,48 руб.) с сумм непринятых пособий следует увеличить (+) следующие показатели:

- строки 2 «Начислено к уплате страховых взносов» таблицы 1. Увеличение должно отразиться в графах 1 и 3 («2 месяц» и «за последние три месяца отчетного периода»);

- графы 3 строки 8 «Всего (сумма строк 1 + 2 + 3 + 4 + 5 + 6 + 7)» таблицы 1;

- графы 3 строки 19 «Задолженность за страхователем на конец отчетного (расчетного) периода» таблицы 1.

На сумму непринятого пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве (26 827,33 руб.) нужно уменьшить (-) показатели:

- строки 11 «Расходы по обязательному социальному страхованию» таблицы 7. Уменьшение должно отразиться в графе 1 («2 месяц» и «за последние три месяца»), в графе 3 строки 11 таблицы 7;

- графы 3 строки 14 «Всего (сумма строк 10 + 11 + 12 + 13)» таблицы 7;

- графы 4 строки 1 «Пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве, всего» таблицы 8;

- графы 3 строки 10 «Всего расходов (сумма строк 1 + 4 + 7 + 9)» таблицы 8.

На сумму непринятого пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве (26 827,33 руб.) следует увеличить (+) показатель графы 3 строки 15 «Задолженность за страхователем на конец отчетного периода» таблицы 7.

На сумму доначисленных взносов на случай травматизма (218,34 руб.) с сумм непринятых пособий следует увеличить (+) следующие показатели II раздела формы-4 ФСС, посвященного страховым взносам на случай травматизма:

- граф 1 и 3 строки 2 «Начислено к уплате страховых взносов» таблицы 7 («2 месяц» и «за последние три месяца отчетного периода»);

- графы 3 строки 8 «Всего (сумма строк 1 + 2 + 3 + 4 + 5 + 6 + 7)» таблицы 7;

- графы 3 строки 15 «Задолженность за страхователем на конец отчетного (расчетного) периода» таблицы 7.

Помимо корректировки стоимостных показателей, следует поправить натуральные показатели, отражающие количество выданных пособий (графа 3 строки 5 таблицы 2), дней временной нетрудоспособности (графа 3 строки 1 таблицы 8), численность пострадавших (графа 3 строки 1 таблицы 9).

Напомним, что поданная «уточненка» за I квартал используется лишь в справочных целях, поэтому реальное исправление нарушения нужно отразить при составлении расчета за 9 месяцев, а именно:

- увеличение облагаемой базы по обоим видам социального страхования (26 827,33 руб. + 465,2 руб.);

- фактически произведенное доначисление страховых взносов по двум видам социального страхования (791,48 руб. и 218,34 руб.) с суммы не принятых к зачету пособий, не взысканных с получателей;

- уплату сумм не принятых к зачету пособий и доначисленных страховых взносов по обоим видам социального страхования.

Корректировка персонифицированной отчетности

В связи с изменением облагаемой базы по страховым пенсионным взносам следует скорректировать индивидуальные сведения, поданные на получателей пособий за I квартал 2012 года.

СЗВ-6-1 (СЗВ-6-2). На получателей непринятых пособий следует подготовить корректирующие формы индивидуальных сведений по форме СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 за тот отчетный период, в котором были начислены не принятые фондом пособия. Корректирующие сведения представляются вместе с исходными сведениями персонифицированного учета за отчетный период, в котором выявлено нарушение.

АДВ-6-2. Также в форме АДВ-6-2, сопровождающей исходные индивидуальные сведения за отчетный период, в котором нарушение выявлено, следует отразить данные о корректирующих индивидуальных сведениях (раздел «Сведения о корректирующих (отменяющих) сведениях» формы АДВ-6-2). В ней необходимо указать сумму доначисленных страховых взносов. Она должна равняться сумме доначисленных страховых взносов, указанной в строке 120 РСВ-1 ПФР. Такие рекомендации даны в письме ПФР от 18.05.2011 № 08-26/5304 .

ФСС не принял к зачету пособия - что делать в таком случае? В статье ниже мы расскажем, почему ФСС может не принять ваши соцрасходы к зачету, можно ли спорить с госорганом и как отразить в учете и отчетности не зачтенные ведомством суммы.

Почему ФСС не принял к зачету пособия?

Траты на оплату листков нетрудоспособности, декретных и детских пособий, а также иные меры соцподдержки работников работодателю компенсирует ФСС: либо соцвыплаты засчитываются в счет взносов на временную нетрудоспособность и материнство (ВНиМ), либо возмещаются страхователю на расчетный счет.

Для принятия соцрасходов к зачету или возмещению ФСС должен их проверить. Согласно подп. 4 п. 1 ст. 4.2 и п. 4 ст. 4.7 закона «Об обязательном соцстраховании на случай ВНиМ» от 29.12.2006 № 255-ФЗ соцстрах имеет право не засчитывать расходы на выплату пособий по госсоцстрахованию, если они произведены:

• на основании неверно оформленных либо выданных с нарушением законодательства документов;
• с нарушением законодательства РФ о соцстраховании;
• вовсе без подтверждающих документов.

ФСС может обвинить организацию в создании искусственных условий для возмещения или зачета бюджетных средств. Мы разобрали такие случаи в этой статье.

ФСС также отказывает в возмещении или зачете, если считает, что больничный лист поддельный.

Как бухгалтеру действовать при подозрении, что листок нетрудоспособности поддельный, читайте .

Итак, у ФСС есть полномочия отказать страхователю в зачете или возмещении соцвыплат. Организация может в таком случае либо спорить с фондом в суде, либо согласиться с госорганом. Если возместить соцвыплаты так и не удалось, то бухгалтеру придется внести ряд корректировок в учет и отчетность по не принятым фондом расходам.

Алгоритм отражения в учете пособий, не принятых ФСС к зачету

Если ФСС не принял облагаемое пособие и отказал в возмещении или зачете соцвыплат, то бухгалтер должен поступить следующим образом:

1. Сторнировать в бухучете суммы незачтенных пособий.
2. Списать незачтенные суммы в расходы либо удержать их с работника.
3. Исчислить с незачтенной соцвыплаты страховые взносы — это наиболее безопасный путь для страхователя в настоящий момент, рекомендованный ФНС и Минфином (письма от 22.09.2017 № ЕД-4-15/19093 и от 01.09.2017 № 03-15-07/56382 соответственно). Но с этим можно и поспорить .
4. Доплатить взносы в ФНС либо в ФСС (за периоды до 2017 года) — если вы уменьшаете ежемесячные соцвзносы на ВНиМ на суммы пособий, то после отказа ФСС в зачете пособий нужно доплатить администратору взносов на ВНиМ (до 2017 года — ФСС, с 2017 года — ФНС) в размере суммы соцвыплаты, не принятой к зачету
5. Начислить и удержать НДФЛ с работника — данный пункт не касается пособия по временной нетрудоспособности, с которого НДФЛ и так удерживается. А вот с другими видами соцпособий ситуация сложнее. По аналогии с начислением страхвзносов: если ФСС отказывается засчитывать выплату пособия, то оно прекращает быть страховым обеспечением по обязательному соцстрахованию. А значит, не относится к выплатам, из сумм которых подоходный налог не удерживается. Следовательно, если работник отказывается вернуть пособие, не зачтенное ФСС, то такая выплата становится его доходом, с которого надо удержать подоходный налог. Однако в законе отсутствует прямая обязанность взимать НДФЛ с не зачтенных соцстрахом пособий. Но если не удержите НДФЛ, но начислите страхвзносы, это может вызвать вопросы у налоговиков, так как между базой для начисления страхвзносов и базой по подоходному налогу возникнет разница.
6. Разобраться с возможной переплатой по НДФЛ — если работник вернул пособие, ранее облагаемое подоходным налогом, то у него возникает переплата. Вы должны сообщить о ней сотруднику (п. 1 ст. 231 НК РФ), а затем эту переплату либо зачесть в счет будущих платежей по НДФЛ, либо вернуть работнику на основании заявления исключительно на его банковский счет.
7. Перечислить взносы и НДФЛ* в бюджет.
8. Рассчитать пени по взносам и подоходному налогу* и также перечислить государству. На момент признания соцвыплат невозмещаемыми у организации образуется недоимка по страхвзносам и НДФЛ*. А пени рассчитываются за период от дня, следующего за установленной датой перечисления страхвзносов за месяц, в котором было выплачено пособие, до дня, предшествующего дню погашения задолженности по взносам или подоходному налогу.

1. Скорректировать отчетность — нужно внести исправления в бухгалтерскую и налоговую отчетность, в том числе в отчеты по персоналу: 2-НДФЛ**, 6-НДФЛ** (за периоды с 2016 года), 4-ФСС, РСВ-1 (за периоды до 2017 года), ЕРСВ (за периоды начиная с 2017 года).

* Если подоходный налог ранее не был удержан и вы решили все же его удержать.

** Корректируется, если вы предпочли удержать подоходный налог с сумм, ранее им не облагаемых.

Рассмотрим подробнее каждый этап.

Учет пособий, не принятых к зачету ФСС: работник вернул пособие

Бухучет соцвыплат, не зачтенных или не возмещенных соцстрахом, зависит от того, вернул ли работник пособие, а также облагалось ли оно изначально подоходным налогом.

По незачтенным пособиям — в бухучете бухгалтер сторнирует записи по начислению сумм данных выплат. Дата бухпроводки будет соответствовать дате решения фонда о непринятии к зачету расходов. Затем не подтвержденные фондом соцрасходы могут быть удержаны с работника, но только в 2 случаях:

• предоставление работником заведомо неверных сведений для начисления пособия (поддельный больничный, справка о заработке за последние 2 года с завышенными суммами доходов работника);
• допуск бухгалтером счетной ошибки.

Согласно ч. 4 ст. 137 ТК РФ, ч. 4 ст. 15 закона 255-ФЗ, ч. 1 ст. 138 ТК РФ такие суммы можно удержать из трудовых доходов работника, но не более 20% заработка за каждый месяц. В остальных ситуациях возврат излишних соцвыплат производится работником добровольно.

Если работник возвращает пособие добровольно либо соцвыплату удерживают из его зарплаты, то бухзаписи будут следующие:

Учет пособий, не принятых к зачету ФСС: работник не вернул пособие

Пособие с работника нельзя взыскивать, если незачет соцвыплаты возник из-за неверного толкования бухгалтером законодательства при расчете суммы пособия (ч. 4 ст. 15 закона 255-ФЗ). Кроме того, руководитель вправе принять решение не взыскивать пособие независимо от причины незачета (ст. 240 ТК РФ).

Если работник не возвращает соцвыплату, то сделайте следующие проводки:

НДФЛ удерживайте с работника в том случае, если он не вернул суммы неверно выплаченных пособий, налог не был удержан ранее и вы решили, что безопаснее его удержать. Если работник уже уволился — сообщите в ФНС о невозможности удержать подоходный налог.

В налоговом учете не принятые ФСС к зачету пособия в расчете налога на прибыль не участвуют, поэтому возникает постоянная разница и постоянное налоговое обязательство.

О фиксации разниц между бухгалтерским и налоговым учетом читайте .

Упрощенцы также не учитывают в расходах не зачтенные соцстрахом пособия.

Как отражать облагаемое взносами не зачтенное ФСС пособие: отчетность налогового агента

Если фонд отказался засчитывать или возмещать пособие, то нужно внести корректировки в ряд отчетной документации налогового агента:

Подробнее о корректировке квартального расчета по НДФЛ читайте .

Как отражать облагаемое взносами не зачтенное ФСС пособие: отчетность страхователя

4-ФСС

Порядок исправления зависит от года выплаты незачтенного пособия. Если это 2016 год и раньше, то исправляются прежде всего данные в таблице 2: страхователь исключает не принятые фондом соцвыплаты из соответствующих строк и граф таблицы. Соответственно уменьшаются показатели по строкам «Расходы на цели обязательного соцстрахования» и «Задолженность за территориальным органом ФСС на конец отчетного (расчетного) периода». А сумму не принятого соцстрахом пособия бухгалтер зафиксирует в одноименной строке 5 таблицы 1.

Еще страхователю по общему правилу нужно будет откорректировать строки 1-4 таблицы 3 и строки 1-3 таблицы 6 (в части общей суммы выплат и вознаграждений в пользу физлиц и распределения этих сумм на облагаемые и не облагаемые страхвзносами). На сумму доначисленных страховых взносов корректируются строки 2 таблицы 1 и таблицы 7 «Начислено к уплате страховых взносов» — если недоимка обнаружена в том же году, в котором выплатили первоначально пособие. Соответственно вносятся правки в строки, фиксирующие задолженность за страхователем на конец отчетного периода.

Если корректируется 4-ФСС уже за периоды 2017 года, то там нет таблиц по расчетам взносов и выплат на ВНиМ. Исправлению подлежит база для расчета взносов на травматизм, общая сумма выплат и вознаграждений в пользу физлиц, сумма начисленных взносов и задолженность за страхователем на конец периода.

РСВ-1

За периоды до наступления 2017 года уточнять персонифицированные сведения следует по форме СЗВ-КОРР (постановление Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п). В этой форме вы приводите персональные данные работника, исправленные суммы выплат в его пользу и рассчитанные суммы взносов. В случае неполного отражения в отчетности страхвзносов за какие-либо отчетные периоды, суммы доначислений отражаются нарастающим итогом в 120-й строке и в разделе 4 годовой формы РСВ-1 отдельной строкой по каждому периоду.

ЕРСВ

Новый расчет по страховым взносам страхователи сдают за периоды начиная с 2017 года. Общий принцип корректировки расчета в случае отказа ФСС в возмещении или зачете тот же, что и при исправлении формы 4-ФСС за 2016 год: нужно исключить незачтенные пособия из Приложения 3, а также скорректировать базу для начисления каждого типа страхвзносов и общую сумму выплат и вознаграждений в пользу физлиц. Также корректируются строки, содержащие информацию о сумме начисленных страхвзносов и суммы по строкам 070 и 090 приложения 2.

Подробнее о порядке уточнения персонифицированных сведений в ЕРСВ читайте .

А разобраться во всех тонкостях заполнения и уточнения единого расчета по страховым взносам вам поможет наш чек-лист .

Итоги

ФСС нередко отказывает работодателям в зачете или возмещении выплат по соцстрахованию. С фондом можно попробовать поспорить в суде. Если же отказ окончательный, то работодателю предстоит корректировать учет и отчетность в бюджет на суммы незачтенных пособий.

ФСС может не принять пособия к зачету. Предприниматель не может проигнорировать это решение органов. Он должен правильно учесть расходы, не принятые к учету, внести исправительные записи.

Причины неприятия пособий к зачету

Существуют различные виды зачетов: по больничным листам, декретные и детские пособия. Для чего вообще нужен их зачет? Средства изначально выплачиваются работодателем. Однако расходы последнего компенсируются ФСС. Принятие пособий выполняется по итогам их проверки. В пункте 1 статьи 4.2 и пункте 4 статьи 4.7 ФЗ №255 «Об обязательном соцстраховании» от 29 декабря 2006 года указано, что ФСС может не принимать пособия к вычету в этих случаях:

• Средства выплачены на основании неправильно оформленных документов.
• Были нарушены законы о соцстраховании.
• Документация вообще отсутствует.

К СВЕДЕНИЮ! ФСС может обнаружить признаки того, что фирма искусственно создала условия для выплаты пособий. К примеру, это могут быть подделанные листы нетрудоспособности.

Варианты действий

Если ФСС не приняла пособия к вычету, существует два варианта действий:

1. Оспаривание решения.
2. Внесение изменений в учет.

Варианты действий зависят от нюансов конкретной ситуации.

Особенности оспаривания

Оспаривание возможно только в том случае, если решение о непринятии пособий принималось на базе субъективных причин. То есть служба не обосновала свое решение. Иск нужно подавать в адрес самой ФСС. В заявлении требуется изложить все обстоятельства дела, приложить подтверждающие документы.

Часто незачет выполняется тогда, когда есть ошибки в листе нетрудоспособности. К примеру, это могут быть следующие ошибки:

• Неправильное указание возраста.
• Сокращено наименование фирмы.
• На листе присутствуют пустые ячейки.
• Присутствуют кавычки, запятые.
• Есть очевидные описки.

Отражение пособий, которые не приняты к учету

Если пособия не были приняты, бухгалтер должен действовать в соответствии с этим алгоритмом:

1. Использование сторно в учете относительно сумм пособий, не принятых к зачету.
2. Списание пособий в траты или их удержание с сотрудника.
3. Исчисление с выплат страховых взносов.
4. Начисление и удержание с сотрудника. Исключение составляют пособия по временной нетрудоспособности. Если ФСС не признает расходы, они перестают относиться к тратам, на которые не начисляется налог. То есть если сотрудник не вернул пособие, оно начинает считаться его доходом. С него нужно удерживать подоходный налог.
5. Если сотрудник возвращает выплату, на которую уже уплачен подоходный налог, образуется переплата. О переплате нужно сказать работнику на основании пункта 1 статьи 231 НК. Переплата засчитывается в счет следующих платежей по НДФЛ. Она также может быть возвращена на р/с сотрудника.
6. Перевод взносов и НДФЛ в государственную казну.
7. Определение размера пени по взносам и налогам. Откуда образуются пени? В период признания расходов появляется недоимка. Выплаты становятся облагаемыми, и дата перевода выплат является стандартной.
8. Изменение отчетности. Корректирующие записи вносятся и в налоговый, и в бухгалтерский учет.

То есть непризнание пособий предполагает целый ряд проблем. Бухгалтер обязательно должен предпринять соответствующие меры.

Учет пособий при их возврате сотрудником

Бухучет выплат определяется тем, вернул ли пособие сотрудник. Записи по тратам нужно сторнировать. Дата новой проводки аналогична дате решения фонда о том, что выплаты не будут приниматься к зачету. Удержание пособий может проводиться только при этих обстоятельствах:

• Сотрудник получил деньги на основании заведомо ложной информации. К примеру, он предоставил поддельный лист нетрудоспособности.
• Бухгалтер допустил ошибку счетного характера.

Если указанные условия отсутствуют, удержание может выполняться только добровольно.

В части 4 статьи 137 ТК РФ, части 4 статьи 15 ФЗ №255, части 1 статьи 138 ТК РФ указано, что подобные траты могут удерживаться из доходов сотрудника в размере не больше 20% от ежемесячного заработка.

Если сотрудник вернул средства, в учете выполняются эти проводки:

• ДТ69 КТ70. Сторно начисления пособия.
• ДТ20, 23, 25 26 44 КТ70. Сторно пособия по больничному листу за первые 3 дня (выплаты за остальные дни выполняются работодателем).
• ДТ70 КТ68. Сторно НДФЛ с выплат по листу нетрудоспособности.
• ДТ73, 76 КТ70. Пособие отнесено в категорию расчетов с сотрудниками по прочим операциям. Если трудящийся уволился, переплата возвращается на счет 76.
• ДТ50, 51, 70 КТ73, 76. Специалист вернул средства (добровольно или принудительно).
• ДТ69 КТ51. Доплата пособия. Необходимость ее связана с тем, что на сумму выплат были сокращены взносы на временную нетрудоспособность.
• ДТ70 КТ51. Переплата НДФЛ. Возврат переплаты на р/с сотрудника.

Сторно представляет собой возврат изначально указанного значения. То есть это исправление ранее внесенной записи.

Учет пособий в том случае, если сотрудник их не вернул

Сумму пособия нельзя вернуть в принудительном порядке в случае, если незачет — это следствие нарушения законов бухгалтером учете. Взыскание средств – это право, а не обязанность работодателя. То есть он может и не взыскивать пособие, даже если на это есть основания (основание – статья 240 ТК РФ).

Если сотрудник не возвратил пособие, выполняются эти проводки:

• ДТ69 КТ70. Сторно начисленного пособия.
• ДТ91/2 КТ70. Отнесение расходов на счет прочих трат.
• ДТ91/2 КТ69. Начисление страховых взносов на сумму.
• ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ с выплат. Исключение составляет пособие по нетрудоспособности.
• ДТ91/2 КТ69 (специальный счет «Пени, штрафы»). Пени по взносам, выплаченным с опозданием из-за недочета.
• ДТ91/2 КТ68 (специальный счет «Пени и штрафы»). Пени по НДФЛ, внесенному несвоевременно.
• ДТ69/68 КТ51. Перечисление страховых взносов и НДФЛ в государственную казну.

С сотрудника будет удерживаться НДФЛ. Если работник уволился, о невозможности удержания налога нужно сообщить в ФНС.

Особенности составления отчетности

Если произошел незачет, нужно внести изменения и в отчетность:

• 2-НДФЛ. Нужно убрать сумму пособия. Бухгалтеру требуется составить и сдать справку по корректировкам. Актуально это в том случае, если выплаты изначально облагались НДФЛ и сотрудник вернул средства. Если работник не вернул средства, нужно составить корректирующую 2-НДФЛ. Ранее использованный код 2300 заменяется на код 4800. Если выплаты не облагались НДФЛ и сотрудник их вернул, в отчетности менять ничего не требуется. Если средства не облагались налогом и сотрудник их не вернул, у него образуется доход. Он фиксируется в отчетности под кодом 4800.
• 6-НДФЛ. Если выплата облагалась НДФЛ и сотрудник ее вернул, нужно сдать корректирующую отчетность. Ее нужно составлять и сдавать также за предыдущие периоды. Если выплаты облагались налогом, однако работник их не вернул, в отчетности ничего не меняется. Если сумма не облагалась НДФЛ и сотрудник ее не вернул, у него образуется доход. Необходимо сдать корректирующую отчетность.

Внесение изменений зависит от обложения пособий налогами и от того, возвращена ли сумма сотрудником.

При проверке правильности начисления пособий по больничным листам в первом полугодии 2017 года ФСС не принял к зачету несколько выплат. Нужно ли включить эти суммы в налоговую базу по страховым взносам и, соответственно, начислить взносы? Как правильно следовало отразить в бухучете и расчете по страховым взносам за девять месяцев 2017 года данные действия?

Официальная позиция: нужно доначислить взносы

В обосновании данного вывода чиновники сослались на содержание ч. 4 ст. 4.7 Федерального закона от 29.12.2006 №  255 ‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» . Из этой нормы следует, что территориальный орган ФСС принимает решение о непринятии расходов к зачету в случае, если таковые произведены с нарушением законодательства РФ, не подтверждены документами, осуществлены на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка документов. Это означает, что выплаченные пособия не имеют статуса страхового обеспечения (в данном случае - статуса пособий по временной нетрудоспособности, не подлежащих обложению взносами в соответствии со ст. 422 НК РФ ), что и обуславливает необходимость обложения таких сумм страховыми взносами на общих основаниях.

Если следовать данной логике, в расчете по страховым взносам за девять месяцев 2017 года база для исчисления страховых взносов и сумма исчисленных страховых взносов по каждому виду страхования должны быть увеличены на суммы не принятых к зачету пособий и начисленных на них взносов.

В бухгалтерском учете не возмещаемая ФСС сумма должна быть сторнирована путем формирования проводки Дебет 69 Кредит 70 методом «красное сторно». Затем следует сделать новую запись Дебет 91 ‑2 Кредит 70 на ту же сумму.

Судьям важны причины отказа в зачете

Так, в Определении ВС РФ от 04.08.2017 №  308 ‑КГ17-680 была удовлетворена жалоба предприятия на действия ФСС по увеличению базы по страховым взносам на выплату пособий по беременности и родам внешним совместителям лишь потому, что они работали на предприятии меньше двух лет и оно не представило справки с основного места работы этих сотрудников о том, что им не выплачивалось такое пособие. Применительно к данной ситуации отказ фонда в принятии к зачету расходов на выплату спорных пособий не меняет их статуса - выплат, обусловленных наступлением страхового случая, то есть статуса страхового обеспечения. Указанные суммы сохраняют свою социальную направленность и не являются вознаграждением за выполнение работником трудовых функций. На эти выводы опирался ВС РФ и в другом судебном акте (см. Определение от 11.08.2017 №  310 ‑КГ17-10343 ), затем ссылки на августовский документ появились и в постановлениях окружных судов.

В постановлениях АС ЗСО от 28.09.2017 №  Ф04-3452/2017 , от 11.09.2017 №  Ф04-3182/2017 прозвучал еще один важный довод против включения не принятых ФСС сумм в базу по страховым взносам: в отсутствие опровержения факта наступления страхового случая отказ в принятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения не изменяет социальной направленности непринятых расходов. Социальная природа указанных выплат сохраняется, а факт непринятия к зачету расходов в виде выплат по обязательному социальному страхованию не придает им характер вознаграждения, связанного с выполнением трудовой функции.

По мнению Минфина (которое учитывается налоговыми органами), если ФСС отказал организации в зачете расходов, соответствующие суммы пособий перестают быть таковыми и должны облагаться страховыми взносами на общих основаниях в качестве заработка сотрудников.

При этом чиновники не поясняют, почему спорные выплаты следует считать именно оплатой труда, а не выплатой, к примеру, материальной выгоды работникам (которая в пределах 4 000 руб. не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами). У несогласных с такой постановкой вопроса есть шанс отстоять в суде необложение спорных сумм страховыми взносами.

Важно, чтобы страховой случай действительно имел место. С августа 2017 года уже несколько подобных дел разрешено в пользу предприятий.